SHERPACE レンタルスペース予約システム
施設管理から予約、請求まで。スペース運営のすべてを一元管理。
SHERPACEの特徴
📅 予約カレンダー
月別・日別カレンダーで予約状況を視覚的に表示。ダブルブッキングを自動防止。
時間単位・日単位予約に両対応
📄 自動請求書
予約完了と同時に請求書を自動生成。消費税計算・請求書番号採番も自動。
QRコード・PDF出力対応
🏢 階層管理
施設・スペース・区画の3階層で複雑な施設構造にも対応。
複数施設の一元管理が可能
「SHERPACE（シェルペース）」とは
「SHERPACE（シェルペース）」は、レンタルスペース・貸会議室・イベントスペースなど、スペース貸し出し事業の運営を効率化するクラウド型予約管理システムです。
複数施設の一元管理、リアルタイム予約受付、自動請求書発行、顧客管理、入金管理まで、スペース運営に必要な全ての業務をワンストップで効率化します。
Webベースのシステムなので、特別なソフトウェアのインストールは不要。インターネット環境があれば、PC・スマートフォン・タブレットから、いつでもどこでもアクセス可能です。
主な機能
🏢 階層的な施設管理
施設 → スペース → 区画の3階層構造で柔軟に管理。例えば「東京本社ビル」という施設の中に「会議室A」「会議室B」「セミナールーム」などの複数スペースを登録し、さらにセミナールーム内を「前方エリア」「後方エリア」と区画分けして貸し出すことが可能です。各施設・スペースには所在地、営業時間、定員、時間単位料金、設備情報、複数枚の画像などの詳細情報を登録できます。
📅 予約カレンダー機能
施設・スペース・区画ごとの予約状況を月別・日別カレンダーで視覚的に表示。予約時には自動で重複チェックを実行し、ダブルブッキングを防止します。メンテナンス日や休業日などの「貸し出し不可日」も簡単に設定可能。時間単位予約と日単位予約の両方に対応し、利用開始時間・終了時間、利用開始日・終了日を柔軟に設定できます。時間単位の料金計算も自動で行います。
👥 顧客管理
顧客の氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、住所などの基本情報を一元管理。各顧客ごとに予約履歴を自動で紐付け、リピーター対応がスムーズに。LINE通知やメール通知の受信設定も顧客ごとに個別管理できます。「請求書統合フラグ」機能で、同一顧客の複数予約を月末にまとめて1枚の請求書として発行することも可能です。
📄 請求書・見積書自動発行
予約完了と同時に請求書を自動生成。請求書番号は「INV-202501-0001」形式で自動採番されます。利用時間数×時間単位料金で小計を計算し、消費税（10%）を自動加算した合計金額を表示。請求書にはQRコードが自動生成され、スマートフォンでの決済や確認がスムーズに。見積書も同様の形式で発行可能です。PDF出力機能も搭載しています。
🔔 自動通知機能
「予約確認」「予約リマインダー」「予約キャンセル」「支払い確認」「顧客登録完了」などのイベントごとに通知テンプレートを作成・管理。テンプレートには{{customer_name}}、{{facility_name}}、{{booking_date}}、{{total_amount}}などの変数を使用でき、送信時に自動で実際の情報に置き換えられます。メール・LINE両方の通知に対応し、顧客とのコミュニケーションを自動化できます。
💳 入金・支払い管理
予約ごとの支払い状況を「未入金」「一部入金」「支払済」のステータスで管理。入金日、入金額、支払い方法を記録し、複数回に分けた分割払いにも対応。予約金額と入金済み金額を自動計算して残額を表示します。入金が確認されたら「支払い確認通知」を自動送信。未入金の予約を一覧で確認でき、売上管理レポートで期間別の売上集計も可能です。
🖼️ 画像管理システム
施設・スペースごとに複数枚の写真をアップロード可能。アップロードした画像は専用のギャラリーで管理でき、各画像のURLをワンクリックでコピーできます。プレビュー機能で画像を確認しながら、メインビジュアル、内観、設備写真などを整理。画像はストレージに安全に保存され、お客様向けサイトで自動表示されます。魅力的なビジュアルで予約率アップに貢献します。
📊 データ出力・分析
予約データ、顧客データ、売上データをCSV形式でエクスポート可能。期間指定してのデータ抽出にも対応し、月次・年次での集計分析に便利です。売上レポート機能では、施設別・スペース別・期間別の売上を自動集計。Excelでの二次加工やグラフ作成など、自由な分析が行えます。データは定期的にバックアップされ、安全に保管されます。
📱 PWA（Progressive Web App）対応
スマートフォンやタブレットのホーム画面に追加すると、まるでネイティブアプリのように利用できます。アプリストアからのダウンロード不要で、Webブラウザから直接インストール可能。オフライン対応機能により、通信環境が不安定な場所でも一部機能を利用でき、オンラインに復帰すると自動でデータを同期します。iOS・Android両方に対応しています。
🎨 レスポンシブデザイン
PC、タブレット、スマートフォンなど、あらゆるデバイスの画面サイズに自動最適化。管理画面もお客様向けサイトも、デバイスを選ばず快適に操作できます。特にスマートフォン表示では、タッチ操作に最適化されたUIを採用し、外出先からでもスムーズに予約確認や管理作業が可能。TailwindCSSを採用した洗練されたデザインで、高級感のある見た目を実現しています。
📈 売上レポート・分析
日別・月別・施設別・スペース別の売上を自動集計し、グラフで視覚化。期間を指定して売上推移を確認でき、過去12ヶ月分の月次推移も表示。予約件数ランキングや都道府県別ランキング機能で、人気スペースや地域傾向を分析可能。支払済・未入金の内訳も自動計算され、キャッシュフロー管理をサポート。CSV出力で詳細な分析も行えます。
✉️ 一括メッセージ配信
登録顧客に対して一斉メッセージを配信可能。「全顧客」「直近3ヶ月利用の顧客」「3ヶ月以上未利用の顧客」「新規登録顧客」など、セグメント別に配信先を自動抽出。メール・LINE両方に対応し、キャンペーン案内やお知らせを効率的に配信できます。送信履歴も記録され、過去の配信内容を確認可能。顧客維持・リピーター獲得施策に活用できます。
📋 見積書機能
請求書と同様に、見積書も自動生成可能。予約前の問い合わせ段階で正式な見積書を発行でき、顧客の意思決定をサポート。見積書から予約へのスムーズな移行も可能で、営業活動を効率化します。見積書番号も自動採番され、管理が簡単です。
🔒 安全なユーザー管理
管理者アカウントの権限管理機能を搭載。複数のスタッフがシステムを利用する場合も、それぞれに適切な権限を付与できます。ログイン認証はセキュアに暗号化され、不正アクセスを防止。操作ログも記録されるため、誰がいつ何をしたかを追跡可能です。
🔄 請求書統合機能
同一顧客の複数予約を月末にまとめて1枚の請求書として発行できる「請求書統合フラグ」機能。法人顧客など、月次でまとめて請求したいケースに最適です。統合請求書には複数予約の明細が自動で記載され、請求業務を大幅に効率化します。
導入メリット
予約受付業務の工数を80%削減
従来の電話・メールでの予約受付対応が不要に。お客様自身がWebサイトから空き状況を確認して予約できるため、受付スタッフの対応時間を大幅削減できます。
24時間365日、無人で予約受付
営業時間外や休日でもオンラインで予約受付が可能。深夜や早朝の予約ニーズも逃さず、機会損失を防ぎます。スタッフが不在でも売上が上がる仕組みを構築できます。
ダブルブッキング完全防止
システムが自動で予約の重複をチェックし、ダブルブッキングを技術的に防止。複数スタッフが同時に予約対応しても、同じ時間帯に重複予約が入る心配がありません。トラブル対応の手間とストレスから解放されます。
リピーター対応が劇的にスムーズに
顧客情報と予約履歴が自動で紐付けられるため、「前回いつご利用いただきました」「いつもありがとうございます」といった声かけが可能に。顧客満足度向上とリピート率アップに貢献します。
請求書作成時間をゼロに
予約完了と同時に請求書が自動生成されるため、ExcelやWordで1件ずつ請求書を作成する手間が完全になくなります。請求書番号の管理や消費税計算のミスも防止できます。
新人スタッフもすぐ使える直感的UI
カレンダーで視覚的に操作できるため、マニュアル不要で直感的に使えます。スタッフ教育の時間を短縮でき、教育コストを削減。誰でも安心して使える操作性を実現しています。
低コストで導入・運用可能
専用アプリの開発が不要なPWA対応により、導入コストを大幅削減。クラウドシステムなので高額なサーバー設備投資も不要。月額料金のみで、アップデートやメンテナンスも自動で行われます。